Insbesondere im Medizinumfeld ist der Bedarf an professionellen Faxserverlösungen hoch.

Fax-Server bieten nach dem Client-Server-Modell an, Faxe zu empfangen und zu versenden. Ein Fax-Server ist sowohl ein PC in einem Rechnernetz, auf dem mit Hilfe einer entsprechenden Software (zum Beispiel einem Unified-Messaging-Programm) Faxe ein- oder ausgehen, als auch die Software selbst. Zur genauen Abgrenzung spricht man von einer Fax-Server-Software und einem Fax-Server-PC. Diese PC kann heute auch ein virtualisiertes System in einer cloudbasierten Serverlandschaft sein.

Der Fax-Server muss an den Kommunikationsserver als auch an das interne Rechnernetz angeschlossen sein. Die Verbindung mit dem Kommunikationsserver erfolgt heute über die XCPAI Schnittstelle. In den Vorjahren wurde hierfür eine eine aktive ISDN-Karte oder ein Faxmodem benötigt.

Empfangene Faxdokumente werden über den Fax-Server als Bilddatei ( in der Regel im pdf-Format) an ein anderes Programm (zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem) oder als elektronische Post weitergegeben.

Ausgehende Faxe können direkt über entsprechende Programme am Arbeitsplatz des Anwenders versendet werden. Im einfachsten Fall wird ein spezieller „Druckertreiber" eingerichtet, der es aus jeder beliebigen Anwendung (aus der gedruckt werden kann) ermöglicht Faxe zu versenden.

Die Leistungsfähigkeit einer Fax-Server-Lösung ergibt sich primär durch die Zahl der gleichzeitig möglichen Sende- und Empfangsvorgänge. An einem ISDN-Primärmultiplexanschluss können zum Beispiel XCAPI-basierte Lösungen bis zu 30 Faxverbindungen gleichzeitig realisieren. An einem analogen Telefonanschluss kann mit einem Modem nur eine Faxverbindung gleichzeitig realisiert werden.

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